Förbered Bas-U:s samordningsmöte genom att prioritera arbeten som påverkar varandra, förändrade förutsättningar och frågor som behöver gemensamma besked. Be deltagarna ta med konkret underlag om det som ska ske härnäst. Avsluta varje fråga med en tydlig mottagare och ett nästa steg.
Utgå från samordningsbehovet
En lång dagordning är inte automatiskt användbar. Om huvuddelen består av allmänna rapporter kan frågor om samtidiga arbeten få för lite utrymme. Börja därför med vad som behöver samordnas före nästa arbetsmoment och vilka personer som kan bidra till det.
AFS 2023:3, 4 kap., reglerar Bas-U:s uppgifter i byggskedet. Mötesupplägget här är en rekommenderad arbetsmetod för samordning, inte ett påstående om en generell föreskriven mötesfrekvens. Anpassa formen efter projektet och kontrollera de bestämmelser som gäller för uppdraget.
Skilj mötets samordningsfrågor från varje arbetsgivares egna uppgifter. Ett gemensamt samtal tar inte bort behovet av att respektive entreprenör bedömer och hanterar riskerna i sitt arbete. Om ansvarsgränsen är oklar behöver den redas ut, inte lämnas under rubriken övriga frågor.
Begär underlag före mötet
Be berörda entreprenörer beskriva kommande aktiviteter, plats och ungefärligt tidsförlopp. Fråga särskilt om arbetet påverkar andra genom utrymmesbehov, tillträde eller ändrade gemensamma förutsättningar. Ett konkret underlag gör det lättare att upptäcka en konflikt innan arbetena möts.
Berätta också vad deltagarna behöver kunna svara på. Om frågan kräver ett besked från någon som inte deltar bör detta upptäckas före mötet. Samla relevanta underlag på en plats som deltagarna kan hitta till, och ange vilken version ni utgår från.
Förslag till dagordning för Bas-U:s samordningsmöte
- Öppna frågor: vad behöver vara klarlagt innan berörda arbeten fortsätter?
- Kommande aktiviteter: vilka entreprenörer arbetar var och när?
- Gränssnitt: var påverkar arbetsmomenten varandra?
- Förändringar: vilka nya förutsättningar påverkar tidigare planering?
- Gemensam information: vilka personer behöver få besked efter mötet?
- Nästa steg: vem tar frågan vidare och hur följs resultatet upp?
Välj de punkter som behövs och ge de mest betydelsefulla frågorna tillräckligt med tid. Om mötet återkommande slutar innan viktiga frågor behandlas behöver ni förändra upplägget. Kortare möten med rätt underlag kan vara mer användbara än samma långa lista varje gång.
Exempel: två aktiviteter delar samma yta
I ett tänkt projekt behöver en entreprenör en yta för materialhantering samtidigt som en annan planerar arbete där. Ett användbart mötesunderlag visar vad respektive aktivitet innebär, vilka tider som berörs och vilka förutsättningar som ännu är osäkra. Gruppens uppgift är inte att nöja sig med att båda känner till konflikten.
Frågan behöver tas till de personer som kan bedöma alternativen och ordna förutsättningarna. Anteckna vad som måste klarläggas innan aktiviteterna genomförs. Artikeln anger ingen generell teknisk lösning: verkliga risker kräver bedömningar utifrån platsen och arbetena.
Skriv beslut och öppna frågor på olika sätt
En anteckning om att en fråga diskuterats kan misstolkas som ett beslut. Skriv därför tydligt om gruppen har ett besked, behöver ytterligare underlag eller väntar på en bedömning. Ange mottagare och tidpunkt för återkoppling så att frågan inte försvinner mellan mötena.
Låt berörda deltagare kontrollera att sammanfattningen stämmer. Om någon saknar befogenhet att lämna ett besked ska det framgå. Undvik formuleringar som alla ansvarar när nästa åtgärd i praktiken behöver utföras av en bestämd aktör.
Vanliga misstag att undvika
- Dagordningen upprepar föregående möte utan att fånga nya aktiviteter.
- En tidplan läses upp utan att samtidiga arbeten diskuteras.
- En osäker uppgift behandlas som ett bekräftat besked.
- Personer som berörs av ändringen får aldrig återkoppling.
- Öppna frågor förs vidare utan mottagare eller nästa steg.
Ett möte ersätter inte platsens övriga arbetsmiljöarbete. För frågor som kommer från en skyddsrond finns vår separata guide om återkoppling till rätt entreprenör. Den här dagordningen riktar i stället blicken mot planerade aktiviteter och deras gemensamma förutsättningar.
Träna på att leda samordningen
Ta med en anonymiserad, avgränsad mötessituation när du formulerar ditt utbildningsbehov. Jämför behovet med våra BAS-utbildningar och kontrollera aktuellt upplägg i Kompetensutvecklas BAS P/U-utbildning. Målet kan vara att kunna förbereda underlag, skilja besked från öppna frågor och följa upp vem som gör nästa steg.
Källor och avsändare
Kontrollerat 10 oktober 2026: Arbetsmiljöverkets AFS 2023:3, aktuell digital föreskrift, konsoliderad med AFS 2024:1, samt de länkade kursuppgifterna. Praktiska arbetssätt och exempel i artikeln är redaktionella rekommendationer. Privat avsändare: AB Kompetensutveckla.
Foto: sarah b, Unsplash. Illustrativ bild.